Tips vid on- och off-boarding av anställda
Vad bör man tänka på gällande IT vid on- & offboarding av anställda?
Kraven på att bättre och effektivare kunna hantera anställda som börjar och slutar, har ökat senaste åren. En mer rörlig arbetsmarknad, fler tillfälligt anställda samt mer hemmajobb är några faktorer som skapat ett ökat behov av ett starkt IT-stöd för både on- och off-boarding.
För att hjälpa er har vi ställt samman en checklista.
On-boarding
Köp eller leasa den utrustning som anställda behöver, exempelvis dator, tangentbord, mus, bildskärm och mobiltelefon.
Se till att passerkort finns tillgängligt när användare börjar (om ni har ett fysiskt kontor).
Säkerställ att dator & telefon är provisionerade och MDM (Mobile Device Management) är installerat (exempelvis Intunes).
Installera de applikationer som anställda ska ha tillgång till, exempelvis Outlook, Teams, Adobe etc.
Specificera vilka molntjänster som de ska använda, exempelvis CRM.
Ange vilka filer och dokument anställda ska komma åt på exempelvis Google Drive eller Office 365.
Sätt rättigheter till vilka team & kanaler i Teams eller Slack anställda ska ha tillgång till.
Ange nätverksinställningar som VPN & WiFi.
Specificera säkerhetsinställningar, inklusive antivirus, brandvägg och skydd mot Spyware.
Ställ in printerinställningar.
Automatisera workflows, som exempelvis välkomstmail.
Genomför utbildning för användare på applikationer och tjänster de ska använda. En viktig del är träning i IT-säkerhet såsom hantering av lösenord, spyware, antivirus och säker hantering av mejl. Ta inte heller för givet att alla anställda behärskar applikationer som Teams och Office 365 utan ge dem gärna en introduktion.
Off-boarding
Återta utrustning. Det inkluderar exempelvis datorer, mobiler, passerkort, mus, keyboard och bildskärm. Om anställda har använt egen dator eller mobil (BYOD) policy - låt IT-avdelning ta bort företagsdata från dem.
Ta bort inloggning till applikationer & molntjänster som användaren har tillgång till, exempelvis email, filer och CRM. Om ni använder SSO (Single Sign-On) kan detta göras centralt, annars säkerställ att det görs på alla molntjänster som användaren har tillgång till.
Om datorer och mobiler är uttjänta och ska tas ur bruk säkerställ att dessa tas bort från systemet de är kopplade emot. Exempelvis Azure AD/Intune om ni arberar molnbaserat eller on-prem AD om ni arbetar lokalt.
Att säkerställa att alla dessa steg genomförs vid både on- och offboarding är viktigit men kan vara både tid- och resurs-krävande .. Risken finns att steg missas vilket kan ge stora konsekvenser, exempelvis inte ta bort tillgång till email och filer när anställda slutar.
IZ Cloud erbjuder en automatiserad plattform som gör er on- och offboarding både smidig och säker.
Vill du veta mer?